8 preguntas para descubrir qué tipo de tecnología necesita mi despacho

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Luis Javier Sanchez
6 diciembre, 2016

Transformación digital, robótica, inteligencia artificial, el sector legal parece que no se librará de asumir la tecnología más disruptiva en su seno, como se pudo verificar hace unos días en el encuentro organizado por la consultora MoreThanLaw donde se analizó la relación del sector jurídico con la aplicación práctica de la inteligencia artificial.

Despachos de abogados, abogados de empresa y procuradores mostraron curiosidad sobre cómo adaptar esta tecnología a su firma.

La socia y experta en Management e Innovación de la firma, Eva Bruch fue la encargada de detallar las aplicaciones de inteligencia artificial que actualmente se están utilizando en el sector y las empresas cuyas plataformas pueden aportar más valor.

Los asistentes pudieron conocer casos prácticos, algunos de ellos basados en la tecnología del machine learning para la gestión contractual, y otros cuya finalidad es aportar una gestión integral de la asesoría jurídica interna y el análisis de los datos obtenidos integrando también el aprendizaje cognitivo para la mejora de flujos de trabajo.

Gracias a Eva hemos definido para CONFILEGAL aquellas cuestiones a tener en cuenta para que la implantación de esa tecnología procedente de la inteligencia artificial sea lo menos dañosa posible a la propia firma legal. Lean, tomen nota y póngalo en práctica:

1.- ¿Cómo elijo la tecnología existente para mi despacho?

La elección de la tecnología debe responder a la estrategia que nos hayamos marcado y modelo de negocio adoptado. Por ejemplo, un despacho especializado en asuntos de poca complejidad, más bien repetitivos y precio reducido elegiremos tecnología intensiva en gestión y análisis de procesos.

Si el despacho tiene mucha casuística de asuntos deberá analizar sus clientes y áreas de trabajo para decidir si utilizar una tecnología avanzada para alguna de ellas además del software de gestión que esté utilizando.

2.- ¿Puedo gestionar todo mi despacho a nivel tecnológico en la teoría ?

Todo el despacho debería gestionarse a nivel tecnológico. Desde el soporte administrativo, pasando por las tareas jurídicas auxiliares a las de más valor añadido. La cuestión está en la tecnología a utilizar, pues debe adaptarse a los objetivos del despacho y suponer una mejora en el servicio.

Muchas veces nos encontramos con despachos que utilizan varios programas (facturación, registro de tiempos, gestión documental, etc…) sin que se usen adecuadamente ni de forma integrada, lo cual dificulta o simplemente no permite obtener datos con sentido empresarial.

3.- ¿Qué formación para profesionales de cara a que conozcan la tecnología?

De entrada, recomendaría a los abogados asistir a los debates, conferencias y charlas donde se exponen estas tecnologías con la mentalidad abierta para ver otras formas de trabajar.

Aprovechar estas charlas para preguntar y resolver dudas, que normalmente son muchas. Y ya con una idea más clara sobre en qué la tecnología puede ayudar a su despacho en particular, acelerar el proceso con un profesional que ayude a tomar las decisiones clave en cada caso.

4.- ¿Deben los socios directores implicarse en la formación?

Sí deben implicarse. Seguramente no en el funcionamiento o manejo pormenorizado de todas ellas, dependerá de cada caso. Pero sin duda deben conocer las herramientas que utiliza el despacho y que pueden suponer una ventaja competitiva importante en el mercado.

5.- ¿Puedo presentar a los clientes la tecnología, como algo innovador?

En mi opinión, y en base a nuestra experiencia, eso dependerá del tipo de cliente. Una empresa grande va a valorar positivamente el uso de este tipo de tecnologías, pues es un elemento más para diferenciar potenciales proveedores y están más acostumbrados a utilizarla.

En cualquier caso, no es la tecnología lo que hay que vender o nos hace innovadores. La tecnología no es más que el soporte que afianza y consolida la actitud innovadora del despacho que puede manifestarse de muchas formas: en la mejora del servicio, en la creación de áreas y servicios nuevos, en la política de recursos humanos, en la forma de comunicar al mercado, etc…

6.- ¿Qué coste tiene la implantación de cada desarrollo tecnológico?

Dependerá del tipo de tecnología elegida y del alcance que queramos darle. Tenemos aplicaciones de machine learning que se utilizan en modo “pay as you go” donde solo pagas por el uso que haces y que son las más adecuadas para despachos pequeños y medianos, hasta los proyectos de gestión integral, acometidos actualmente por las asesorías jurídicas de empresa cuyo presupuesto es mucho más elevado.

7.- ¿Puede la tecnología reducir distancias entre despachos más pequeños y estructura más grande?

Sin lugar a dudas hay un tipo de servicio, el de valor añadido medio y medio-alto, donde el despacho mediano puede presentar propuestas de servicios tan interesantes como las de una gran estructura. La tecnología será la misma y ya no se requerirá un determinado número de profesionales para completar ciertos trabajos.

8.- ¿Debo evaluar resultados de la implantación de la tecnología?

No hacerlo no tendría sentido pues no sabríamos los beneficios que estamos logrando ni el mayor valor que estamos aportando a nuestros clientes. Esta evaluación periódica nos ayudará a saber si lo que estamos haciendo es correcto y buscar la fórmula de evitar desviaciones que no estuvieran previstas.